Všetky firmy a spoločnosti, ktoré pôsobia v rozdielnych odvetviach majú spoločný problém. Preplnené zásuvky, zapratané stoly a nedostatok miesta v archívoch nie je výnimkou ani v prosperujúcich organizáciách a často sa stáva, že zamestnanci venujú hodiny pracovného času vyhľadávaniu jedného dokumentu. Efektívna práca so zmluvami, dohodami a faktúrami môže výrazne uľahčiť chod firmy a ušetriť čas na užitočnejšie využitie.
Pri procesoch, ktorými prechádza každá spoločnosť, je vo väčšine prípadov dokumentácie zvolený papier. Toto zaužívané riešenie je však neefektívne a často spôsobuje viac problémov ako osohu.
Firemnú „byrokraciu“ však dokáže výrazne zjednodušiť zavedenie softvérového riešenia Business process management (BPM), prostredníctvom ktorého je práca s dokumentami prehľadná, jednoduchá a plynulá. Konica Minolta Slovakia ako autorizovaný partner distribúcie zabezpečuje implementáciu jedinečného softvéru K2, ktorý je vyvinutý špeciálne pre potreby stredných a veľkých podnikov.
Napríklad pri nástupe nového zamestnanca do firmy je potrebné uskutočniť množstvo úkonov spojených s jeho prijatím. Softvér K2 tieto činnosti zjednodušuje na úroveň niekoľkých kliknutí. Od zaslania návrhu zmluvy, cez zavedenie zamestnanca do databázy, požiadavky na nákup potrebného vybavenia až po podpis samotnej pracovnej zmluvy. Tieto záležitosti je vďaka BPM možné vybaviť jednoducho a plynulo bez hrozby zdržania celého procesu či znehodnotenia fyzických dokumentov.
Rôzne oddelenia tak majú prístup k potrebným informáciám a formulárom v digitálnej podobe. Otvoriť je ich možné prakticky kdekoľvek. Softvér K2 je plne optimalizovaný pre mobilné zariadenia a tablety, takže praktickosť a dostupnosť informácií je takmer bez limitov. Je flexibilný, pripojiteľný ku všetkým operačným systémom a prepojiteľný s cloudovými riešeniami.
Funguje na princípe štyroch pilierov – formuláre, procesy, dáta a reporty. Vďaka týmto častiam je možné prostredníctvom softvéru K2 preniesť prácu s dokumentami na novú úroveň. Urýchli vypĺňanie formulárov, pričom informácie sú opakovateľne použiteľné a dajú sa čerpať z rôznych zdrojov v rámci organizácie. Procesy môžu byť evidované pre jednotlivé pracovné tímy alebo oddelenia, ale je možné pracovať aj na celofiremnej úrovni. Zbieranie a zhromažďovanie dát z viacerých zdrojov je vďaka K2 otázkou niekoľkých minút a prístup k rôznym reportom je možný naozaj všade.
Medzi spoločnosti, ktoré sa rozhodli inovovať prácu s dokumentami, patrí aj globálny koncern Microsoft, spoločnosť SHELL či logistická firma GEFCO.
Michal Drobný, [email protected]
