Články označené ako BrandCom sú pripravené a publikované v spolupráci s komerčnými partnermi. Hoci redakcia TRENDU nie je ich autorom, ich obsah považuje za prínosný pre čitateľa a preto umožnila ich publikovanie. Viac o BrandCom

Rýchle a lacné faktúry

19.11.2006, 21:59 | Gabriela Jarošová

Potenciál úspor, ktoré elektronické faktúry sľubujú, slovenské firmy zatiaľ nevyužili.

  • Tlačiť
  • 1

Kuriérska spoločnosť GO4 posielala pred rokom zákazníkom každé dva týždne dve stovky faktúr. Ich spracovanie a párovanie s prehľadmi zásielok trvalo zhruba týždeň, ak sa vyskytli chyby, aj dlhšie.

V najväčšom nápore zamestnanci nadčasovali. Navyše, ak odberateľ faktúru neuhradil, museli prácne zisťovať, kde nastala chyba. Celý proces sa tým ešte predražoval. Pritom priemerná suma, ktorú firma za doručovanie fakturuje, nie je vysoká. Pohybuje sa okolo tisícpäťsto korún.

Manažéri GO4 hľadali spôsob, ako ušetriť čas i peniaze. Dodatočné poplatky za fakturáciu zákazníkom účtovať nechceli, a tak sa rozhodli odbremeniť od papierových faktúr a používať namiesto toho elektronické.

Nižšie náklady

Náklady spojené s elektronickými faktúrami sú v porovnaní s papierovými podľa viacerých zahraničných štúdií nižšie o viac ako sedemdesiat percent. Vytlačenie, zabalenie a poslanie jednej faktúry stojí podľa odhadov slovenských firiem zhruba dvadsať korún.

32_e_faktura_profimedia.jpg

Napríklad Západoslovenská energetika zaplatí za spracovanie 600-tisíc faktúr každý mesiac 12 miliónov korún. Náklady na faktúry a iné dokumenty pre 17-tisíc klientov tento rok v Slovanete presiahnu tri milióny korún.

Legislatívne podmienky na elektronickú fakturáciu existujú už niekoľko rokov. Podľa slovenských zákonov stačí, ak je faktúra podpísaná elektronickým podpisom a zákazník súhlasí s jej prijímaním v elektronickej podobe.

Elektronické faktúry začal už pred pol druha rokom poskytovať Orange Slovensko. Vlani túto možnosť využívalo dvadsaťtisíc jeho zákazníkov, v súčasnosti je to dvojnásobok. No koncom júna operátor fakturoval 1,4 milióna klientov, takže úspora nie je veľká.

Hovorca Orangeu Peter Tóth označuje službu za novinku a vzhľadom na to nepovažuje záujem za nízky. K väčšiemu rozšíreniu by pomohla lepšia propagácia. Napríklad firma GO4 plnohodnotné elektronické faktúry od nikoho nedostáva, hoci je zákazníkom Orangeu a takúto možnosť by privítala. Riaditeľ a spoločník firmy Josef Ošlejšek sa o nej nedozvedel od operátora, ale od TRENDU.

Konica Minolta Slovakia si možnosť zasielania e-faktúr od Orangeu všimla. V digitálnej podobne si ich necháva posielať od tohto leta. So službou je spokojná.

Mesačná faktúra mala vyše sto papierových strán a nahadzovanie údajov do informačného systému bolo prácne. Po novom sa údaje dostanú do systému automaticky a skôr. Vďaka tomu sa znižuje riziko zahltenia informačného systému, pretože faktúry od iných partnerov prichádzajú firme o deň či dva neskôr.

Jednostranne

Plnohodnotné elektronické faktúry, ktoré nebudú iba doplnkom, ale náhradou papierových, chce do konca budúceho roku svojim najväčším zákazníkov na požiadanie posielať aj Matador.

Finančný riaditeľ firmy Martin Rusnák zatiaľ nevie vyčísliť finančnú úsporu. Za úspech bude považovať, ak do roka od spustenia služby odíde elektronicky aspoň desať percent faktúr z celkových zhruba tritisíc, ktoré firma mesačne vystaví.

Výrobca pneumatík už v súčasnosti e-faktúry prijíma, hoci iba od jedného dodávateľa – monopolu, ktorý M. Rusnák nechcel menovať. Keď firma na nový systém prechádzala, musela prispôsobiť svoj informačný systém. Obchodný partner nedal Matadoru na výber.

„Službu ponúkal aj ostatným. Nemal záujem meniť štruktúru informácií obsiahnutých v elektronických faktúrach,“ spomína finančný riaditeľ. Náklady na potrebné úpravy sa Matadoru vrátili za štyri mesiace. Predtým venovala pracovníčka firmy spracovaniu faktúr od monopolného dodávateľa dva dni v mesiaci.

Pri digitálnej verzii odpadla potreba ručne nahadzovať údaje do systému aj archivovanie a kopírovanie papierových dokumentov. Faktúry prídu elektronickou formou ako jeden balík a automaticky sa rozúčtujú na jednotlivé strediská.

Pri prípravách vlastného systému posielania e-faktúr nepostupuje Matador tak direktívne ako jeho nemenovaný dodávateľ. Zákazníkom chce poslať návrh, v akej štruktúre bude elektronické faktúry vydávať, a potom zapracovať ich pripomienky. „Nechceme, aby e-faktúry zvyšovali prácnosť spracovania u našich odberateľov,“ vysvetľuje M. Rusnák.

Nielen úspory

Prirodzene, čím viac faktúr spoločnosť spracúva, tým sú potenciálne úspory vyššie. No príklad GO4 ukazuje, že e-fakturácia môže byť zaujímavá aj pre firmu, ktorá vystaví niekoľko stoviek faktúr mesačne, najmä ak si za to neúčtuje žiadne servisné poplatky.

32_Oslejsek003_benko.jpg

J. Ošlejšek: Hlavným motívom zavedenia elektronickej fakturácie neboli úspory, ale zjednodušenie a zautomatizovanie procesov.

Motiváciou pritom nemusí byť iba finančná úspora. J. Ošlejšek tvrdí, že hlavným motívom digitalizácie bolo zjednodušenie a zautomatizovanie procesov. Vďaka tomu by malo byť ľahšie nielen spracovanie faktúr, ale napríklad aj prípadné vymáhanie nezaplatených pohľadávok.

Väčšinu potrených úprav informačného systému si GO4 zabezpečila sama. Stálo ju to zhruba dvadsaťtisíc korún. Elektronický podpis si firma kúpila u Prvej slovenskej certifikačnej autority (PSCA) za necelých 600 korún s DPH. Keďže e-faktúry posiela vo formáte PDF, zakúpila aj licencie na Adobe Acrobat.

„Investícia by sa nám mala vrátiť za šesť mesiacov. Ak by sme si objednali externé riešenie na kľúč, cena by bola určite vyššia,“ tvrdí J. Ošlejšek. Predbežne chce e-faktúry dostávať osemdesiat až deväťdesiat percent klientov GO4.

Slovanet, ktorý chce spustiť zlepšenú doplnkovú elektronickú fakturáciu do konca tohto mesiaca, odhaduje počiatočné náklady na desiatky tisíc korún.

„Rádovo vyššie budú v prípade výhradnej elektronickej fakturácie. Tú by sme chceli spustiť v prvom kvartáli budúceho roku,“ hovorí finančná riaditeľka Marta Rošteková. Ak by na e-faktúry prešla aspoň tretina zákazníkov, počiatočné investície by sa vrátili do deviatich mesiacov. Ročne by firma ušetrila viac ako milión korún.

Otázka softvéru

Náročnosť a spôsob zavádzania elektronickej fakturácie v značnej miere závisí od informačného systému firmy. Niektoré softvérové balíky na riadenie podnikových zdrojov, napríklad od Softipu a Datalocku, majú integrovaný modul na elektronickú výmenu dokumentov od firmy Tedis. Ak chce používateľ prejsť na digitálnu fakturáciu, musí s Tedisom uzavrieť zmluvu.

V mesačnom poplatku 290 korún (všetky ceny bez DPH) má zahrnuté zaslanie dvadsiatky dokumentov v elektronickej forme, napríklad faktúr, objednávok či dodacích listov. Ďalší odoslaný dokument stojí vyše päť korún a prijatý korunu (bez DPH).

Tedis spustil prevádzku systému koncom mája, odvtedy získal pätnásť klientov. Väčšinou ide o dodávateľov a odberateľov obchodných reťazcov alebo nadnárodných spoločností ako Tesco, Billa, Metro či OMV. Tie totiž vyžadujú komunikáciu niektorých typov obchodných dokumentov výlučne v elektronickej podobe.

Výhoda jednotného systému na výmenu elektronických dokumentov spočíva v tom, že netreba formát faktúr prispôsobovať každému zákazníkovi zvlášť.

Málo propagácie

Nie každý zákazník je e-faktúram naklonený. „Niektorí ich striktne odmietajú a trvajú na papierovej forme,“ hovorí vedúci marketingového oddelenia Slovanetu Roman Greguš. Dôvodov je viacero. Firma nemusí byť ochotná investovať do úprav na spracovanie elektronických faktúr, nechce meniť zabehané postupy alebo jednoducho nevidí výhody digitálnych faktúr.

Ani prezentácia elektronického podpisu ako jednoduchého nástroja na zjednodušenie fakturácie nie je podľa J. Ošlejšeka na dostatočnej úrovni. Certifikačné autority sa venujú veľkým spoločnostiam, ktoré potrebujú väčšie a náročnejšie riešenia. „No masový trh pre svoj produkt zatiaľ nenašli,“ hovorí.

Riaditeľ Prvej certifikačnej autority Patrik Krauspe pripúšťa orientáciu na veľké podniky. Ide o zámernú stratégiu, ktorá vychádza z predpokladu, že ak spustí elektronickú fakturáciu veľká firma, dostane sa táto možnosť aj do povedomia menších.

„Oslovovanie menších firiem je náročnejšie na marketingovú komunikáciu,“ dodáva. K osvete by podľa neho mali prispieť aj štátne orgány. Ak bude štát implementovať služby e-governmentu, firmy pocítia výhody elektronickej komunikácie. Zvyknú si na ňu a budú akceptovať či vyžadovať aj elektronické faktúry, vysvetľuje.

Pri bytových zákazníkoch by pomohla lepšia propagácia a motivácia zo strany samých firiem. Informácia v cenníku či malým písmom na konci papierovej faktúry, že elektronická verzia je bezplatná, nestačí.

Telekomy môžu napríklad motivovať zákazníkov k prechodu na digitálne faktúry tým, že im ponúknu bezplatné SMS správy či volania. Bonusy či zľavy možno na budúci rok ponúkne Slovanet.

O tom, ako efektívnejšie motivovať zákazníkov, uvažoval aj Orange. Jedným z jeho nápadov je žrebovacia súťaž, ďalej sa zatiaľ v úvahách nezašiel.

    Bezpapieroví severania

    Elektronické faktúry pri styku so svojimi zákazníkmi či dodávateľmi používa viac ako tretina európskych firiem. Vyplýva to z prieskumu spoločnosti PricewaterhouseCoopers, ktorý firma uskutočnila v lete minulého roku v desiatich európskych krajinách. Zúčastnili sa na ňom spoločnosti s obratom nad 100 miliónov eur. Elektronickú fakturáciu v tom čase zavádzala alebo v najbližších dvanástich mesiacoch chcela zaviesť polovica opýtaných. Štúdia upozornila, že elektronické faktúry často sprevádzajú aj ich papierové verzie.

    Rozšírenosť e-faktúr je v jednotlivých európskych krajinách rôzna. Najpopulárnejšie sú v Škandinávii. Štúdia spoločnosti Itella z leta tohto roku tvrdí, že tretina nórskych spotrebiteľov faktúry dostáva v elektronickej forme. Polovica obyvateľov si myslí, že takáto fakturácia je lepšia ako tradičná. Vo Fínsku a Švédsku dostáva e-faktúry každý štvrtý malý či stredný podnik.

    Pripravenosť na elektronickú fakturáciu nemeckých spotrebiteľov i malých a stredných firiem za škandinávskymi krajinami ďaleko zaostáva, konštatuje Itella. Dôvodom sú zlé skúsenosti s e-faktúrami z počiatočných štádií ich zavádzania. Faktúra v elektronickej podobe príde zhuba každej piatej firme v Nemecku. Iba tri z desiatich spoločností očakávajú, že v priebehu niekoľkých rokov takúto faktúru dostanú. Na porovnanie, v nasledujúcich dvoch až troch rokoch očakáva elektronické faktúry 86 percent fínskych a 72 percent švédskych spoločností.

Foto – Vlado Benko, Profimedia.cz

  • Tlačiť
  • 1